Pobierz najnowszy numer

Newsletter

Zapisz się do naszego Newslettera, aby otrzymywać informacje o nowościach z branży!

Jesteś tutaj

Zabezpieczenie pieniędzy oraz informacji w firmie

Printer Friendly and PDF

Wiele firm działających na rynku można zaliczyć do kategorii obiektów o wysokim ryzyku zagrożenia włamaniem lub kradzieżą. Dlatego ich właściciele oraz kadra kierownicza powinni pamiętać, że profilaktyka jest tańsza od leczenia i należy zawczasu odpowiednio chronić obiekt oraz zabezpieczyć cały proces obrotu pieniędzmi i informacjami. 

W kierowaniu i zarządzaniu firmą ogromne znaczenie ma ład organizacyjny, informacyjny i dokumentacyjny w trójkącie współzależności. Już sam odpowiednio zorganizowany i nadzorowany obieg dokumentów, informacji i pieniędzy pozwoli uniknąć wielu zagrożeń.

Ogromne znaczenie ma tu również właściwie zorganizowana kontrola dostępu oraz zarządzanie kluczami. Praktyka dostarcza wielu przykładów rezygnacji z włamań czy kradzieży z uwagi na wysoką jakość zabezpieczeń technicznych czy należyte wyszkolenie pracowników. Większe firmy posiadają zazwyczaj pomieszczenia specjalne (archiwa, kasy, pracownie komputerowe, pomieszczenia służące do przechowywania ważnych dokumentów lub cennych albo specyficznych towarów). Pomieszczenia takie powinny być zabezpieczone przynajmniej jednymi drzwiami o podwyższonej odporności na włamanie, najlepiej klasy C. Okres gwarancji, jakiej podlegają takie drzwi, trwa zazwyczaj 24 miesiące. Po tym czasie trzeba pamiętać o okresowych przeglądach i konserwacjach.

Dobór i montaż drzwi należy powierzać licencjonowanym pracownikom zabezpieczenia technicznego. Montaż zapewniają również producenci lub sprzedawcy drzwi. Licencje wydają, a także ewentualnie zawieszają i cofają, komendanci wojewódzcy Policji. Licencja jest wydawana w trybie urzędowym, po przeprowadzeniu postępowania. Osoby posiadające licencję pracownika zabezpieczenia technicznego z reguły mają długoletni staż pracy i doświadczenie. Wielu z nich to członkowie Polskiego Stowarzyszenia Licencjonowanych Serwisów Kluczowych.

Istotnym elementem zabezpieczenia pomieszczeń specjalnych jest zapewnienie dostępu do tych pomieszczeń tylko osobom upoważnionym. Możemy to osiągnąć poprzez zamontowanie zamków elektronicznych działających na zasadzie wprowadzenia kodu cyfrowego, karty magnetycznej lub odczytu linii papilarnych. Zamki tego typu cieszą się na polskim rynku coraz większą popularnością. Dostęp do pomieszczeń specjalnych powinien być obserwowany przez ochronę. Bardzo skutecznym rozwiązaniem może tu być zastosowanie bezprzewodowego zestawu obserwacyjnego. Zestaw taki składa się z kamery, nadajnika i odbiornika radiowego. Może być podłączony do urządzeń TV i wideo, jak również do komputerów, magnetowidów czy nagrywarki DVD.

Obecnie nawet nieduże firmy nie mogą właściwie funkcjonować bez urządzeń służących do zabezpieczania wartości czy też ważnych dla firmy dokumentów i informacji. Podstawową grupą urządzeń służących do ochrony wartości oraz informacji przechowywanych na różnych nośnikach są sejfy, kasy pancerne, szafy na dokumenty, skrytki ścienne, sejfy do zabezpieczania komputerów, kasety metalowe do zabezpieczania magnetowidów i notebooków, kasety metalowe na walutę, pojemniki do transportu wartości.

Na rynku jest bardzo szeroka oferta tego typu urządzeń. Jak w tym gąszczu ofert, z których każda (zdaniem producentów i sprzedających) jest doskonała, znaleźć odpowiednią?

Przed zakupem należy dokładnie rozpoznać trzy aspekty:

1) przeznaczenie urządzenia – do przechowywania czego ma być wykorzystane – w zależności od tego trzeba dobrać jego rodzaj, klasę odporności na włamanie i wielkość;

2) gdzie dane urządzenie zostanie umieszczone (trzeba uwzględnić wytrzymałość ścian, podłóg, stropów), czy istnieje możliwość przytwierdzenia go do podłoża;

3) w jaki zamek (lub zamki) powinno być wyposażone urządzenie zabezpieczające.

Ponadto powinniśmy brać pod uwagę to, jak urządzenie to będzie wykorzystywane w przyszłości. Należy również pamiętać o tym, że stawianym przez firmy ubezpieczeniowe wymogiem w przypadku ubezpieczenia jest zastosowanie sejfów i szaf pancernych do przechowywania walorów.Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r., opublikowane w Dzienniku Ustaw Nr 129 poz. 858 „w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne”, ustala wielkości przechowywanych wartości w zależności od klasy wyrobu i rodzaju systemu alarmowego, jeżeli urządzenie taki posiada. Wielkości te przedstawia tabela 1. Jedna jednostka obliczeniowa to równowartość 120 średnich pensji krajowych za ubiegły kwartał, wg danych GUS ogłaszanych w Monitorze Polskim.

Sejfy lub kasy możemy uzbroić w instalację alarmową. Celem montowania instalacji alarmowej w sejfach jest zabezpieczenie przed próbami niepowołanego dostępu. Instalacja alarmowa składa się zazwyczaj z następujących czujników:

–    czujniki wstrząsowe, umieszcza się je na drzwiach i korpusie sejfu (wyzwalają alarm w przypadku wykrycia zbyt dużych wstrząsów),
–    czujnik wysunięcia języka zamka (wyzwala alarm w przypadku próby nieuprawnionego otwarcia zamka),
–    czujnik zamknięcia drzwi (wyzwala alarm w przypadku próby nieuprawnionego otwarcia drzwi),
–    czujnik zerwania (wyzwala alarm w przypadku próby zerwania sejfu z mocowań).

Wszystkie czujniki przygotowane są do podłączenia centrali alarmowej, a sygnały wyprowadzone na zewnątrz sejfu.

Podział pomieszczeń
  Podział pomieszczeń i urządzeń w zależności od odporności na włamanie, wyrażonej w jednostkach odporności (RU) oraz ze względu na limit przechowywanych wartości pieniężnych, wyrażony w jednostkach obliczeniowych (źródło: DzU nr 129 poz. 858 zał. nr 2)

 

Podstawową normą, na podstawie której wydawane są certyfikaty na urządzenia do zabezpieczania wartości, jest polska norma PN-EN 1143-1, która określa również warunki badań. Norma ta podaje zasady i wymagania, jakim powinny odpowiadać pomieszczenia i urządzenia służące do przechowywania wartości.

Dostępne na polskim rynku wyroby posiadają certyfikaty Instytutu Mechaniki Precyzyjnej w Warszawie, które potwierdzają wysoką jakość i niezawodność wyrobu. Certyfikaty wydawane są na okres trzech lat. Certyfikat jest przyznawany producentowi i dotyczy jego produkcji. W okresie ważności certyfikatu Instytut sprawuje nadzór na przebiegiem produkcji. W celu przedłużenia ważności certyfikatu producent musi ponownie zgłosić wyrób do badań. Limit czasowy ważności certyfikatu umożliwia Instytutowi właściwe nadzorowanie procesu produkcji. Wyroby, które zostały wyprodukowane, zakupione i zainstalowane w okresie ważności certyfikatu, zachowują ważność przez cały okres eksploatacji. Do właściwej identyfikacji urządzeń zabezpieczających lub pomieszczeń do przechowywania wartości służą tabliczki znamionowe, zawierające podstawowe informacje o wyrobie. Tabliczka znamionowa montowana jest w wyrobach certyfikowanych. Podaje się na niej: oznaczenie producenta, znak wyrobu, numer fabryczny, rok produkcji, masę wyrobu, numer certyfikatu oraz klasę odporności i nazwę jednostki certyfikującej.

Niezwykle ważny jest rodzaj zamka stosowanego w pomieszczeniach specjalnych oraz urządzeniach zabezpieczających.

Najprostszym rodzajem jest wielozapadkowy zamek mechaniczny. Zazwyczaj w zestawie znajduje się komplet dwóch kluczy. Często zdarza się, że jeden klucz przechowywany jest w sejfie. Wówczas w przypadku zagubienia drugiego istnieje konieczność awaryjnego otwarcia. Zdarzają się również przypadki, w których pracownik zwalniany z firmy, a dysponujący kluczem, twierdzi, że zgubił klucz (istnieje także ryzyko nieuprawnionego dorobienia klucza). Trzeba wówczas zwrócić się do producenta o wymianę zamka w sejfie. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest system klucza centralnego Master Key, nazywany często „w cztery oczy”. Polega on na tym, że zamek może zostać otworzony jedynie za pomocą dwóch różnych kluczy jednocześnie, z których jeden może posiadać np. przełożony, a drugi – pracownik. Kolejnym rodzajem zamków są mechaniczne zamki szyfrowe (układ tarcz i pokrętło obsługujące) – trzy- lub czterotarczowe, dające mnóstwo możliwych kombinacji. Zamki posiadają tę zaletę, iż umożliwiają zmianę szyfru otwierającego. Za pomocą klucza do zmiany szyfrów przełożony może zmienić kod otwierający bez wiedzy pracownika korzystającego z sejfu. Ma to na celu odcięcie pracownika od dostępu do sejfu w przypadku pojawienia się nieprawidłowości. Stosowanie szyfru otwierającego zamek jest również jednym z rodzajów kontroli dostępu do sejfu. Zaletą mechanicznego zamka szyfrowego jest brak konieczności zarządzania kluczami. Wadą tego rozwiązania może być dla niektórych użytkowników zbyt „skomplikowana” obsługa.

Jeszcze innym rodzajem zamków są elektroniczne zamki szyfrowe, sterowane przyciskami, co jest znaczącym ułatwieniem w codziennej obsłudze. Niektóre z tych zamków mają możliwość odczytu w czasie rzeczywistym 4999 otwarć i dopuszczają obsługę przez 99 użytkowników, z których każdy może posługiwać się swoim sześciocyfrowym kodem. W przypadku zamków elektronicznych istnieje możliwość wprowadzenia specjalnego kodu alarmowego, który również otwiera sejf. Wówczas informacja o napadzie dociera do centrali i powiadamiana jest policja lub agencja ochrony (napastnik nic o tym nie wie). Zamek otwiera się po czasie oczekiwania, który wywołany jest pierwszym wprowadzeniem kodu. W tym czasie trzeba ponownie wprowadzić kod otwarcia. Czasy oczekiwania i otwarcia ustawiamy w zależności od indywidualnych potrzeb. W codziennej pracy bardzo istotne jest zabezpieczenie pieczątek, druków i wybranej dokumentacji. Można to łatwo zrobić, stosując dodatkową skrytkę w sejfie.

W związku z dynamicznym rozwojem sieci i systemów komputerowych, z którymi Państwo na co dzień współpracują, istnieje rosnąca konieczność ochrony danych zawartych na nośnikach magnetycznych. W związku z tym producenci oferują specjalne sejfy do ochrony magnetycznych nośników informacji. Sejfy te są dostępne na rynku w różnych rozmiarach i z różnorodnym wyposażeniem wewnętrznym, w zależności od potrzeb klienta.

Sejfy na komputer stacjonarny, montowane w miejscu pracy czy zamieszkania, zabezpieczają komputer przed kradzieżą i zapewniają kontrolę dostępu, zwłaszcza jeśli posiadają zamki z możliwością rejestracji i odczytu otwarć. Od niedawna dostępne są na naszym rynku kasety zabezpieczające komputery przenośne, które posiadają podstawę kotwiącą. Podstawę taką można zamontować w miejscu pracy, w samochodzie czy w domu. Sejfy na nośniki magnetyczne przede wszystkim muszą zabezpieczać przed kradzieżą. Wypełnienie przestrzeni między ścianami materiałem ognioodpornym oraz próg ogniowy na obwodzie drzwi gwarantują bezpieczeństwo w przypadku pożaru albo zalania wodą. Urządzenia te zabezpieczają również przed rozmagnesowaniem nośników informacji.

W wielu sklepach i hurtowniach stosowane są sejfy wrzutowe lub działające na podobnej zasadzie sejfy kasjerskie. Umożliwiają one deponowanie gotówki, dokumentów, weksli, papierów wartościowych i czeków przez poszczególnych pracowników poprzez wrzucenie ich do środka takich sejfów przez otwór, bez potrzeby otwierania. Zamykają dostęp do całości zdeponowanych walorów. Stanowią skuteczną ochronę nadmiaru gotówki w kasach lub boksach kasjerskich w przypadku napadu lub kradzieży. Otwory wrzutowe umożliwiają swobodne złożenie depozytu, a ich konstrukcja chroni przed wyławianiem chronionej zawartości.

Stosowanie certyfikowanych sejfów i kas oraz ich prawidłowe użytkowanie jest bardzo dobrym sposobem zabezpieczenia pieniędzy, dokumentów i informacji. Nie można dziś wyobrazić sobie właściwie funkcjonujących firm, nie posiadających urządzeń zabezpieczających tego typu.

Gabryelczyk Henryk
KWP w Poznaniu 

Zabezpieczenia 2/2007 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstów bez zgody redakcji zabronione / Zasady użytkowania strony