Pakiet ustaw zwany tarczą antykryzysową wprowadza ważne zmiany w sektorze zamówień publicznych. Jeżeli zamawiający stwierdzi, że okoliczności związane z COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, zamawiający ma możliwość zmiany umowy zawartej w trybie ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (PZP). Wykonawca musi jednak pamiętać o złożeniu odpowiedniego wniosku i przedstawieniu dowodów.
31 marca 2020 roku weszła w życie ustawa składająca się na tzw. tarczę antykryzysową*, która ma pomóc przedsiębiorcom w walce ze skutkami epidemii choroby COVID-19 wywoływanej przez wirusa SARS-CoV-2. Wprowadzono m.in. regulacje dotyczące wykonywania umów zawartych w trybie zamówień publicznych.
Obowiązek informacyjny
Tarcza antykryzysowa zobowiązuje strony umowy dotyczącej zamówienia publicznego do niezwłocznego, wzajemnego informowania się o wpływie okoliczności związanych z COVID-19 na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ był lub może zaistnieć. Do okoliczności, które mogą mieć wpływ na należyte wykonanie umowy, należą:
- nieobecność pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji zamówienia;
- decyzje wydane przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładające na wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
- polecenia wydane przez wojewodów lub decyzje Prezesa Rady Ministrów związane z przeciwdziałaniem COVID-19;
- wstrzymanie dostaw produktów, komponentów produktu lub materiałów, trudności w dostępie do sprzętu lub w realizacji usług transportowych.
Strony są zobowiązane do potwierdzenia oświadczeniem oraz odpowiednimi dokumentami wpływu wskazanych okoliczności na należyte wykonanie umowy. Jest to szczególnie ważne dla wykonawców.
Istotne jest gromadzenie szczegółowej dokumentacji przez wykonawców w celu wykazania wpływu epidemii choroby COVID-19 na realizację umowy. Co do zasady należy dokumentować praktycznie wszystko, co może negatywnie wpłynąć na umowę. Wykonawcy powinni w szczególności:
- prowadzić oraz gromadzić korespondencję z pracownikami, zamawiającym, dostawcami, producentami oraz podwykonawcami, w której poruszana jest problematyka wystąpienia epidemii COVID-19 i jej skutków;
- dokumentować realizację umowy oraz ewentualne trudności, sporządzając wewnętrzne notatki oraz raporty;
- dokumentować dodatkowe koszty, np. związane z koniecznością wstrzymania prac;
- dokumentować ograniczenia w dostępności organów administracji publicznej, jeśli może to mieć wpływ na realizację umowy.
Zmiana umowy dotyczącej zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 15 r, ust. 4 wspomnianej ustawy z 31 marca 2020 r., jeżeli po przeprowadzeniu procedury informacyjnej zamawiający stwierdzi, że okoliczności wskazane przez wykonawcę mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie umowy, to może – w uzgodnieniu z wykonawcą – dokonać zmiany umowy zgodnie z art. 144, ust. 1, p. 3 PZP.
W omawianej ustawie podano przykłady dopuszczalnych zmian w umowie. Zmiany mogą dotyczyć:
- terminu realizacji postanowień zawartych w umowie lub jej części, lub czasowego zawieszenia realizacji umowy lub jej części;
- sposobu realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych;
- zakresu świadczenia wykonawcy i wysokości jego wynagrodzenia.
Dopuszczalne jest wprowadzenie kilku zmian w umowie, jeśli wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50% wysokości wynagrodzenia podanej w pierwotnej wersji umowy. Należy jednak pamiętać, że zamawiający może, ale nie musi zgodzić się na zmianę umowy. Tarcza antykryzysowa nie wyklucza możliwości zastosowania postanowień umownych przewidujących możliwość zmiany umowy, jeśli są korzystniejsze dla wykonawcy.
Sytuacja podwykonawcy
Tarcza antykryzysowa reguluje także sytuację prawną podwykonawców. Ustawodawca przewidział bowiem, że dokonanie zmiany umowy zawartej w trybie zamówień publicznych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą pociąga za sobą obowiązek odpowiedniej zmiany umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą, jeśli zmiana dotyczy części zamówienia powierzonej do realizacji podwykonawcy. Co istotne, warunki zrealizowania umowy przez podwykonawcę nie mogą być mniej korzystne niż warunki realizacji umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą (art. 15 r, ust. 8).
Po stwierdzeniu przez wykonawcę oraz podwykonawcę, że okoliczności związane z ryzykiem zachorowania na COVID-19 mogą wpłynąć lub wpływają na należyte wykonanie zawartej przez nich umowy, podmioty te mogą odpowiednio zmienić tę umowę. Ustawodawca podaje przykłady zmian. Należy do nich zwłaszcza zmiana terminu realizacji umowy (lub jej części), czasowe zawieszenie realizacji umowy (lub jej części), zmiana sposobu realizacji umowy lub zmiana zakresu wzajemnych świadczeń (art. 15 r, ust. 7).
W razie jakichkolwiek pytań, potrzeby konsultacji czy chęci uzyskania pomocy w korzystaniu z tarczy antykryzysowej jesteśmy do Państwa dyspozycji.
Kinga Rochalska
ekspert Polskiego Związku Pracodawców Ochrona
adwokat z kancelarii LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy
k.rochalska@lsw.com.pl
* Ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568).