Pracodawcy coraz częściej sprawdzają, jakie strony internetowe odwiedzają ich pracownicy, i kontrolują ich korespondencję. Czy takie działania są legalne?
W polskim prawie nie istnieją zapisy jednoznacznie regulujące kontrolowanie aktywności pracownika w sieci, jednak taka kontrola jest w interesie wielu pracodawców i uważają oni, że mają do niej prawo.
Monitorowanie aktywności pracownika w Internecie sprowadza się najczęściej do badania, jakie strony internetowe pracownik odwiedza i jakiej treści e-maile wysyła i otrzymuje. Tego typu działania należy oceniać, odwołując się do ustawy o ochronie danych osobowych, ale nie tylko. W Konstytucji są przecież wyłożone zasady ochrony wolności i praw człowieka i obywatela (art. 5 Konstytucji RP), ochrony godności człowieka (art. 30 Konstytucji RP), ochrony życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia (art. 47 Konstytucji RP), wolności i ochrony tajemnicy komunikowania się (art. 49 Konstytucji RP).
To oczywiste, że pracodawca, prowadząc działalność gospodarczą, dąży do maksymalizacji przychodów, w czym – bezpośrednio lub pośrednio – mają mu pomóc zatrudnieni pracownicy. Mamy jednak do czynienia ze swoistym konfliktem interesów. Z jednej strony bowiem istnieje prawo pracodawcy do ochrony własnych interesów gospodarczych, z drugiej zaś – prawo pracownika do wolności w sferze prywatnej, poszanowania jego dóbr osobistych i prawa jednostki (prawo do prywatności).
Pracodawca ma prawo kontrolować, czy pracownik sumiennie wywiązuje się ze swoich obowiązków pracowniczych, określonych treścią umowy o pracę oraz przepisami kodeksu pracy. Na mocy art. 22 kodeksu pracy pracownik, nawiązując stosunek prawny, zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Warto również zwrócić uwagę na uregulowania wynikające z art. 100 kodeksu pracy, zgodnie z którymi do obowiązków pracownika należy sumienne i staranne wykonywanie pracy, stosowanie się do poleceń przełożonych, przestrzeganie czasu pracy, regulaminu pracy, porządku pracy, dbanie o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia. Pracodawca ma zatem prawo kontrolować, czy pracownik tych obowiązków przestrzega, a jedną z form kontroli może być cyfrowy monitoring pracowników. Ponadto celem monitorowania pracownika może być np. kontrola bezpieczeństwa przetwarzania danych lub przekazywania informacji mogących stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, a także zapobieganie popełnianiu przestępstw. Z drugiej strony należy jednak mieć na uwadze również treść art. 11 kodeksu pracy1, zgodnie z którym pracodawca musi szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.
Należy pamiętać, że wysyłanie prywatnej korespondencji, odwiedzanie stron internetowych (np. serwisów plotkarskich) czy przebywanie na portalach społecznościowych w czasie przeznaczonym na wykonywanie określonej pracy w zakładzie pracy może stanowić sprzeniewierzenie się pracownika jego obowiązkom, w szczególności obowiązkowi pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę (nieco bardziej złożony problem stanowią pracownicze konta pocztowe lub inne służbowe komunikatory, np. Gadu-Gadu, Skype). Działania podejmowane przez pracodawcę w celu kontroli aktywności pracowników mogą jednak kolidować z prawami pracownika do prywatności, zachowania treści korespondencji w tajemnicy i niewykorzystywania jego danych osobowych, jeśli ich wykorzystanie nie jest usprawiedliwione celami zatrudnienia. Tego typu działania pracodawcy nie muszą być nielegalne. Pracodawca powinien jednak poinformować pracowników o formie i zakresie prowadzonej kontroli, co w praktyce przyjmuje bardzo różne formy. Najczęściej odpowiednie zapisy znajdują się w regulaminie pracy, w samej umowie o pracę lub np. w stosownym aneksie.
Zgodnie z art. 49 Konstytucji RP każdy powinien mieć zapewnioną zarówno wolność komunikowania się, jak i możliwość utrzymania treści przekazu w tajemnicy. Ograniczenie jest możliwe w przypadkach określonych w ustawie i w określony w niej sposób. W tym przypadku można odnosić się do ustawy Prawo telekomunikacyjne, która w art. 159 ust. 2 określa sytuacje, w których tajemnica telekomunikacyjna może zostać ograniczona. Zgodnie z kodeksem cywilnym tajemnica korespondencji stanowi dobro osobiste każdego człowieka, przy czym należy odróżnić wolność komunikowania się od tajemnicy korespondencji z art. 23 kc. Zdaniem Sądu Najwyższego tajemnica korespondencji wynika z prawa „każdego człowieka do poszanowania jego życia prywatnego, (…) do zachowania w tajemnicy treści przekazu kierowanego do innych osób lub instytucji. Naruszenie tego dobra osobistego może nastąpić przede wszystkim przez bezprawne zapoznanie się z treścią korespondencji. Naruszenie tajemnicy korespondencji ma miejsce także wówczas, gdy (…) stworzono realne warunki (niebezpieczeństwo) umożliwiające, z dużym stopniem prawdopodobieństwa, zapoznanie się osób trzecich z jej treścią”. Sąd Najwyższy zwrócił więc uwagę nie tylko na fakt zapoznania się z korespondencją (czyli np. z korespondencją pracownika), ale również stworzenia niebezpieczeństwa rozpowszechnienia takiej korespondencji.
Analizując kwestię monitorowania poczty e-mailowej, należy stwierdzić, że jeśli pracownik prowadzi jakąkolwiek służbową wymianę e-maili z kontrahentami i został poinformowany, że służbowe skrzynki służą jedynie do korespondencji służbowej, pracodawca ma prawo wglądu w taką korespondencję. Pracodawca nie ma natomiast prawa wglądu do korespondencji prywatnej. Jeśli jednak korespondencja prywatna pracownika jest zmieszana ze służbową, co może wynikać z konfiguracji konta pocztowego itp., pracodawca nie może – bez kontrowersji – kontrolować korespondencji służbowej pracownika.
Czy potrzebna jest zgoda pracownika na monitorowanie jego aktywności w miejscu pracy? Wydaje się, że możliwe są następujące rozwiązania:
- Zgoda nie jest potrzebna, jeśli pracodawca dowiedzie, że przesłanką uzasadniającą monitorowanie pracowników jest jego prawnie usprawiedliwiony cel (zapobieganie stratom finansowym, zapobieganie naruszeniu tajemnicy przedsiębiorstwa, kontrolowanie bezpieczeństwa danych osobowych, zapobieganie popełnianiu przestępstw – np. ściąganiu treści nielegalnych lub instalowaniu nielegalnego oprogramowania) oraz że monitorowanie nie narusza praw i wolności osób, których dotyczy, a pracownicy są o nim poinformowani.
- Zgoda jest potrzebna w każdym innym przypadku, przy czym nie wynika z innych oświadczeń woli i nie może być zgodą dorozumianą.
Pracodawca powinien uregulować kwestie dotyczące poczty e-mail w regulaminie pracy. Jeśli zezwala na użytkowanie służbowej skrzynki e-mailowej w celach prywatnych, powinny zostać opisane procedury dostępu pracodawcy do takiej skrzynki – takie, by dostęp ten nie naruszał ustawy o ochronie danych osobowych (np. stworzenie oddzielnego folderu na wiadomości prywatne na służbowym koncie pocztowym). Nie bez znaczenia jest również fakt, że właścicielem adresu e-mail, jako służbowego adresu danego pracownika, jest pracodawca. Na ten argument też warto zwrócić uwagę, ustalając dopuszczalność działań pracodawcy.
Monika Brzozowska
Adwokat
kierownik Departamentu Prawa Własności Intelektualnej
i Danych Osobowych w kancelarii Pasieka, Derlikowski,
Brzozowska i Partnerzy
Zabezpieczenia 4/2012
Przypisy
- Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. (DzU nr 171, poz. 1800 ze zm.).